Créer et suivre les réserves d’un chantier

Ce que vous allez obtenir

Une réserve est un défaut ou une reprise constatée pendant une visite. Symbrik la rattache à un lot, à l’entreprise qui en est titulaire et, si vous le souhaitez, à un emplacement précis sur un plan. Vous gérez les réserves d’un chantier lorsque vous le pilotez.

1. Ouvrez l’onglet Réserves

Les réserves du chantier se trouvent dans l’onglet Réserves. Elles sont regroupées par lot, et les lots sont repliés : ouvrez un lot pour voir ses réserves, rangées en quatre colonnes selon leur état. Sur téléphone, des pastilles d’état remplacent les colonnes. En haut, un compteur donne le nombre de réserves et, le cas échéant, combien sont en retard.

Tant que le chantier n’a aucune réserve, un seul bouton est proposé : « Créer la première réserve du chantier ». Ensuite, le bouton « Ajouter une réserve » se trouve en haut de l’onglet.

2. Créez une réserve avec le formulaire complet

Cliquez sur « Ajouter une réserve ». Si le chantier n’a aucun plan utilisable, le formulaire « Nouvelle réserve » s’ouvre directement. Sinon, choisissez « Sans plan ».

1. Prenez les photos du défaut.

   Utilisez « Galerie », « Caméra » ou « Depuis les photos du chantier ». Une photo évite à l’entreprise de chercher le défaut.

2. Donnez un titre à la réserve.

   « Titre de la réserve » est le seul champ obligatoire. Décrivez le défaut, pas seulement la pièce : « Fissure au plafond du salon » plutôt que « Salon ».

3. Situez-la.

   « Localisation » reçoit quelques mots : la pièce, le mur. Pour poser aussi un repère sur un plan, passez par « Sur un plan » (étape suivante).

4. Choisissez le lot.

   Dans « Lot / corps de métier », sélectionnez le lot concerné. « Artisan à corriger » s’affiche alors en lecture seule, sous la forme « Assigné à : » suivie du nom : c’est l’entreprise titulaire du lot, que vous ne choisissez pas à la main.

5. Fixez l’échéance.

   « Date d’échéance de correction » est proposée à 60 jours et modifiable. Remplacez-la par la date que vous attendez réellement.

6. Ajoutez des précisions si besoin.

   « Détails (optionnel) » accueille la taille du défaut ou son contexte. Avec l’offre Opérations, le champ « Campagne » rattache la réserve à une campagne (voir le guide sur les campagnes).

Cliquez sur « Créer la réserve ». L’entreprise titulaire du lot est prévenue à la création si elle a un compte Symbrik, par notification sur son téléphone (selon ses réglages) et par e-mail.

3. Ajoutez des réserves directement sur un plan

Quand le chantier contient au moins un plan au format PDF classé dans la catégorie « Plans » de l’onglet Docs, « Ajouter une réserve » propose deux chemins.

• « Sur un plan » : « Placez les réserves sur le plan et enchaînez-les pendant votre visite. »
• « Sans plan » : le formulaire complet décrit à l’étape précédente.

1. Choisissez « Sur un plan ».

   Avec un seul plan, il s’ouvre directement. Avec plusieurs plans, choisissez le bon dans la liste « Choisir le plan à inspecter ».

2. Ou ouvrez un plan depuis Docs.

   Dans le lecteur d’un plan, le bouton « Ajouter des réserves sur ce plan » démarre la même inspection.

4. Posez le repère et réglez-le

Le panneau « Inspection du plan » s’ouvre avec le plan. Touchez ou cliquez le plan à l’emplacement du défaut : un repère provisoire apparaît. Un glisser, un pincement ou un défilement ne pose rien, vous pouvez donc déplacer et agrandir le plan sans risque. Au clavier, utilisez « Placer au centre de la vue », puis ajustez avec les flèches.

1. Ajustez avec les flèches.

   Le groupe « Ajuster le repère » compte quatre flèches. Chaque appui déplace le repère d’un petit pas ; avec la touche Maj, le pas est plus grand.

2. Replacez-le d’un geste.

   « Replacer sur le plan » vous laisse toucher le nouvel emplacement, « Centrer dans la vue » ramène le repère au centre de ce que vous voyez.

3. Contrôlez sa position.

   Le panneau indique la page et la position du repère, suivies de « Non enregistré. » : le repère reste provisoire tant que vous n’avez pas enregistré la réserve.

Sur iPhone, deux appuis rapides sur une flèche déplacent deux fois le repère, sans zoomer la page.

5. Renseignez la réserve et enchaînez

Sous le repère, le panneau demande peu de choses, pour rester rapide en visite.

• Titre de la réserve (obligatoire) : deux caractères au minimum.
• Localisation : « Conservée pour la réserve suivante. », vous ne la retapez pas à chaque fois.
• Lot : l’entreprise titulaire s’affiche en dessous. « Garder ce lot pour la réserve suivante » évite de le rechoisir.
• Photo (facultative) : « Ajouter une photo », 5 photos au plus par réserve.
• Campagne : avec l’offre Opérations, « Sans campagne » ou une campagne ouverte.

Cliquez sur « Enregistrer et continuer » : la réserve est créée, le panneau se vide et le compteur augmente. Touchez le plan pour la réserve suivante. À la fin, cliquez sur « Terminer » ; la liste de l’onglet Réserves se met à jour à la fermeture du plan.

Ce panneau ne demande ni description ni échéance. Pour les ajouter, ouvrez ensuite la réserve avec « Modifier » : le formulaire complet s’affiche.

Ce même formulaire sert aussi à situer sur un plan une réserve créée sans plan : « Localiser sur un plan » pose le repère, « Modifier la localisation » le déplace, « Voir sur le plan » le montre et « Retirer » l’enlève.

6. Suivez les états des réserves

Chaque réserve passe par quatre états, du constat à la levée.

1. Ouverte.

   Le défaut est constaté, personne n’a encore commencé la correction.

2. En correction.

   L’entreprise s’en occupe.

3. Corrigée.

   Le défaut a été repris : l’entreprise indique avoir corrigé la réserve. C’est à vous de contrôler.

4. Levée.

   La réserve est close : vous avez validé la correction.

Sur la carte d’une réserve, le bouton d’état propose les changements possibles. Sur ordinateur, vous pouvez aussi glisser la carte vers une autre colonne du même lot. En passant une réserve à « Corrigée » ou « Levée », Symbrik demande « Une photo de la correction ? » : choisissez « Ajouter une photo » ou « Continuer sans photo ». Les photos s’affichent sur la carte, sous les libellés « Avant » et « Après ».

Sur téléphone, les pastilles « Toutes », « Ouverte », « En correction », « Corrigée » et « Levée » affichent une colonne à la fois, avec le nombre de réserves de chacune. Avec l’offre Opérations, des pastilles de campagne filtrent aussi la liste.

7. Ce que voit et fait l’intervenant

Avoir accès à un chantier ne donne pas accès à toutes ses réserves. Un intervenant ne voit que les réserves dont son entreprise est titulaire, c’est-à-dire celles des lots dont elle est responsable. Il ne voit ni les réserves des autres entreprises, ni celles qui ne sont pas encore publiées.

• Un membre de votre organisation qui ne gère pas le chantier ne voit aucune réserve.
• Un intervenant qui n’a aucune réserve lit « Aucune réserve ne vous est affectée sur ce chantier. »
• L’intervenant ne crée pas de réserve.

Il peut faire passer une réserve de « Ouverte » à « En correction », puis à « Corrigée » (ou directement à « Corrigée »), avec une photo de la correction. Dans « Mon planning », le bouton « Marquer corrigée » fait la même chose ; la réserve affiche ensuite « En attente de validation ». Il ne peut pas la lever : cela reste votre décision.

Pour une réserve créée avec le formulaire complet, l’entreprise est prévenue selon ses réglages de notification quand vous la lui renvoyez en correction ou quand vous la levez, et vous êtes prévenu quand elle indique avoir corrigé.

8. Contrôlez la correction, puis levez la réserve

Quand une réserve passe à « Corrigée », contrôlez-la sur place ou avec les photos « Après ». Si la correction est bonne, passez la réserve à « Levée ». Sinon, renvoyez-la à « En correction » : l’entreprise sait qu’elle doit reprendre.

Quand toutes les réserves d’un lot sont levées, vous pouvez générer le PV de levée de ce lot : voir Réceptionner un lot et lever ses réserves.

Limites à connaître

• Une limite de création par chantier. La limite actuelle de création est fixée à 500 réserves par chantier. Dès 450, Symbrik vous avertit : « Ce chantier contient 450 réserves sur la limite actuelle de 500. » Lorsque cette limite est atteinte en fonctionnement normal, les nouvelles créations sont refusées, tandis que les réserves existantes restent consultables, modifiables et levables.
• 5 photos au plus par réserve dans le panneau d’inspection.
• Le bordereau d’une campagne a sa propre limite, expliquée dans le guide Gérer une campagne de réserves.

Votre prochaine action

À votre prochaine visite, créez les réserves au fil de l’eau plutôt qu’en fin de journée : le plan et les photos sont encore sous vos yeux.

Pour prévenir les intervenants d’une visite par un envoi groupé, lisez Gérer une campagne de réserves. Pour distinguer une réserve d’une simple action à suivre, voir Suivre les tâches d’un chantier.